Jak zorganizować idealny event?

Sekretem każdego udanego eventu jest to, że został zaplanowany od A do Z. Wymaga to sporych umiejętności organizacyjnych, otwartej głowy, kreatywności, ale też odporności na stres. Tylko 8 kroków dzieli Cię od zorganizowania idealnego eventu.

Rodzaje eventów

Samo słowo event zagościło już na dobre w słowniku organizatorów przyjęć i różnych wydarzeń. Jednak nadal wiele osób nie do końca zdaje sobie sprawę z tego, czego tak naprawdę może oczekiwań od agencji, kiedy zlecisz im organizację eventu.

Obecnie wyróżniamy 3 najpopularniejsze rodzaje eventów:

biznesowe — ich zadaniem jest poprawa wizerunku firmy i dbanie o jak najlepsze relacje z pracownikami, współpracownikami oraz kontrahentami, mogą to być np. jubileusze, szkolenia, targi,
motywacyjne — najczęściej związane są z chęcią docenienia i zmotywowania pracowników do dalszej pracy, mogą przybierać formę rywalizacji i integracji w zespołach pracowniczych,
społeczne — gromadzą zazwyczaj większą liczbę osób i zlecane są do organizacji przez instytucje publiczne, partie polityczne, uczelnie lub różne organizacje, które chcą zintegrować ze sobą osoby o podobnych poglądach, celach, miejscu zamieszkania itd.

Kto powinien zająć się organizacją eventu?

Organizacja eventów to nie lada wyzwanie, gdyż wymaga rozwiniętych umiejętności organizacyjnych, doświadczenia i sporej dawki kreatywności. Dlatego zazwyczaj w tym celu zatrudniani są profesjonalni event managerzy, który przejmują wszystkie obowiązki na siebie i zgodnie z ustalonymi wytycznymi planują dokładnie taki event, jakiego pragniesz.

Oto 3 cechy, na jakie trzeba zwracać uwagę podczas doboru organizatora eventu:

Chłodna głowa

Kiedy już zdarza się coś niespodziewanego, to konieczne będzie powstrzymanie stresu i emocji oraz szybka reakcja. Organizator nie może pozwolić sobie na bierność i analizowanie, gdy stało się coś nie po jego myśli, a po prostu musi zacząć działać. Odporności na stres można się uczyć, jednak dużym ułatwieniem jest nabranie doświadczenia. Wtedy każdy zyskuje większą pewność, że nie ma sytuacji bez wyjścia i żadna wpadka nie zepsuje eventu niezależnie od tego, co się wydarzyło. Kiedy jeden plan nie wypali lub nagle coś się wydarzy, event manager musi błyskawicznie zaproponować możliwe rozwiązanie, aby zaproszone osoby nawet nie dostrzegły problemu.

Kontaktowość

Długa lista kontaktów w telefonie czy planerze to nie mit, a część ekwipunku każdego organizatora eventów. W końcu czasem potrzebny jest catering tradycyjny, wegetariański, innym razem na evencie mają pojawić się dodatkowe atrakcje, szkolenia, a może nawet konieczny będzie kontakt z wypożyczalnią kostiumów, pralnią lub hurtownią ozdób. Event manager musi nie tylko nad tym wszystkim czuwać, ale przede wszystkim najpierw to załatwić. Dlatego niezwykle ważna będzie łatwość w nawiązywaniu kontaktów i zdolności negocjacyjne. Wskazane stają się również wysoko rozwinięte zdolności interpersonalne, gdyż wymagana jest również uprzejmość i życzliwość. W odpowiednim momencie organizator powinien potrafić też tupnąć nogą i zadbać o dobro klienta, jednak wszystko to musi odbywać się na odpowiednim poziomie.

Zorganizowany

Dziś, gdy masz tak duży wybór osób specjalizujących się w organizacji oraz agencji, możesz przebierać między ofertami. Podczas analizowania ich zwróć uwagę nie tylko na wszystkie kwestie, które zostały poruszone powyżej, ale także na aspekt praktyczny. Co to oznacza? Poznaj szczegółowy plan działania, poproś o harmonogram pracy, kosztorys i spytaj się o zakres obowiązków. Dobrym pomysłem będzie poczytanie w sieci opinii na temat agencji czy specjalisty.

8 kroków do idealnego eventu

Udany event musi być zapięty na ostatni guzik. W tym celu niezbędne staje się zaplanowanie i wcielenie w życie 8 kroków, dzięki którym dowiesz się, jak zorganizować idealny event krok po kroku. Wiedza na ten temat sprawi też, że będziesz wiedzieć, czego należy oczekiwać i jak powinna wyglądać praca organizatora eventów.

Określenie budżetu

Dla większości osób oraz firm dopasowanie budżetu odgrywa kluczową rolę. Imprezy mogą przybierać formę bardziej kameralną, plenerową lub wręcz przeciwnie — przyciągać osoby piastujące wysokie stanowiska w dużych lub małych firmach. Oznacza to, że wszelkie dane na temat liczby osób, stylu i ekskluzywności, będą kreować widełki cenowe.

Przez to, że budżet tworzy zazwyczaj ograniczenia, organizator wie, na jakie atrakcje, catering i inne istotne elementy stać klienta i może dopasować je do jego możliwości. Wtedy też planowanie staje się łatwiejsze, a wizja eventu pomału tworzy się w głowie event managera.

Stworzenie scenariusza eventu

Każda impreza, niezależnie od jej rodzaju, ma jakieś ważne punkty, które trzeba wymyślić wcześniej. Oczywiście będzie on inny w przypadku eventów formalnych i nieformalnych i należy wziąć to pod uwagę. Pomocną wskazówką jest obranie celu eventu oraz motywu przewodniego, do których można dopasować scenariusz. Poza tym warto sugerować się zainteresowaniami uczestników bądź branżą, w której działa firma. Podczas tego etapu event manager powinien dobrze poznać potrzeby klienta, a jeśli zdecydujesz się na samodzielną organizację eventu, to musisz po prostu sam odpowiedzieć sobie na pytanie, co chcesz osiągnąć i jakie wydarzenia bądź atrakcje ci to umożliwią. Nie da się ukryć, że doświadczona osoba zrealizuje ten krok znacznie szybciej i zapewne z lepszym efektem.

Dopasowanie najlepszego terminu

Tematyka i rodzaj eventu mają duże znaczenie podczas ustalania dnia tygodnia, godziny, a nawet pory roku, kiedy ma odbyć się wydarzenie. Skoro masz już wyznaczoną grupę docelową oraz cel, to znacznie łatwiej dopasujesz najodpowiedniejszą porę, kiedy warto zorganizować event. Jeśli ma przyciągnąć większą liczbę osób z określonej branży, w tym cenionych specjalistów, to warto sprawdzić, czy tego samego dnia odbywa się już inne ważne wydarzenie, które mogłoby wpłynąć na frekwencję i zainteresowanie Twoim eventem. Nie najlepszym wyborem jest też zazwyczaj okres urlopowy, szczególnie w przypadku przyjęć pracowniczych.

Wybór miejsca

Znalezienie miejsca, gdzie ma odbyć się event to nie lada zagwozdka. Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne, dlatego zaleca się wybierać taką lokalizację, która jest atrakcyjna oraz renomowana. Do tego warto dobrać charakter eventu do budynku czy pomieszczenia. W końcu nie ma sensu organizować spotkania biznesowego firmy zajmującej się produkcją mebli na stadionie do siatkówki. Goście są najważniejsi, dlatego również w tym punkcie warto dopasować miejsce do ich oczekiwań, przyzwyczajeń czy gustu. Niezbędne jest również dopasowanie go do liczby gości. Jeśli event odbywa się w pewnej odległości od siedziby firmy bądź miejsca, gdzie mieszkają zainteresowane nim osoby, to warto dopilnować, by w okolicy znajdował się hotel czy inne miejsce noclegowe. W przypadku imprez firmowych często pracodawca opłaca koszty przejazdu i noclegu.

Istotne staje się zwrócenie uwagi na takie kwestie jak dojazd — dostępność w pobliżu komunikacji miejskiej oraz miejsc parkingowych dla zmotoryzowanych, a także możliwość rozłożenia atrakcji, np. na świeżym powietrzu.

Sporządzenie listy gości

Jeśli event ma być zamknięty, to konieczne będzie dopilnowanie, żeby przybyły tam pożądane osoby. Ten etap pracy jest bardzo ważny, w końcu bez ludzi wydarzenie się nie odbędzie. Organizator powinien pomóc w zaproszeniu gości, prelegentów, ale czasem także sponsorów. Do tego potrzebne jest przygotowanie zaproszeń oraz zadbanie o to, aby wyznaczone osoby otrzymały je i były zainteresowane zjawieniem się na organizowanym wydarzeniu. Duże znaczenie na tym etapie ma również doradztwo podczas selekcji osób i dobór grupy docelowej.

Wybranie cateringu

Dobry event manager powinien wiedzieć, jakie kulinarne trendy aktualnie panują i które potrawy najlepiej sprawdzają się na konkretnych wydarzeniach. Do tego na pewno posiada listę kontaktów, dlatego bez trudności załatwi sprawdzony catering, który podbije kubki smakowe Twoich gości. Niekiedy imprezy organizowane są w hotelach czy restauracjach, gdzie od razu serwowane jest jedzenie, dlatego w takiej sytuacji istotne stanie się to, aby sprawdzić jego jakość oraz dobrać odpowiednie menu.

Promocja

Czasem konieczne będzie też stworzenie strategii promocji organizowanego eventu. W końcu nie zawsze zaproszenia otrzymują jedynie prestiżowi goście czy specjaliści, a pozostałe osoby mogą po prostu przyjść, jeśli są zainteresowani. W takim przypadku przydaje się rozreklamowanie wydarzenia i najlepiej rozpoczęcie. Jeśli chodzi o działania w sieci, to najlepiej zacząć od:

stworzenia strony internetowej — można na niej umieścić formularz zgłoszeniowy, informacje o tym, czego dotyczy event, gdzie się odbędzie, kto ma się na nim pojawić i ewentualnie, jakie opłaty należy uiścić, strona powinna być aktualizowana,
stworzenia bazy mailingowej — możliwość wysyłania e-maili to doskonały sposobów, aby poinformować zainteresowane osoby o evencie, wcześniej trzeba jednak zbudować taką bazę, np. tworząc newsletter na stronie www,
reklamy na Facebook Ads — w przypadku firm można dodać informację na temat wydarzenia na Fanpage’u, a następnie wykupić reklamę w Facebook Ads, żeby dotrzeć do większej liczby osób zainteresowanych tym tematem.

Do wyboru są również bardziej tradycyjne media, tj. radio, telewizja, gazeta czy też roznoszenie ulotek, wieszanie plakatów lub marketing szeptany. Wszystko zależy od skali eventu i oczywiście wcześniej ustalonego budżetu.

Jeśli event ma dotyczyć jedynie pracowników, to wystarczy, aby dział kadr przekazał informację kolejnym osobom.

Zaplanowanie co i kiedy zrobić

Kiedy już wszystkie powyższe kwestie zostaną ustalone, konieczne staje się zadbanie o samą organizację. Profesjonalny event manager rozpoczyna planowanie przynajmniej z kilkutygodniowym wyprzedzeniem, żeby zadbać o każdy detal. W tym celu tworzone są szczegółowe harmonogramy, by dzień po dniu i tydzień po tygodniu załatwiane zostały wszystkie ważne punkty. Dzięki czemu można zaoszczędzić sporo nerwów i mieć pewność, że zaproszone osoby będą zadowolone z organizacji eventu. Wcześniej spisany scenariusz jest sporym ułatwieniem, ale warto też spisać na kartce, w specjalnym planerze lub aplikacji listę zadań, jakie trzeba zrealizować, np. wypisać zaproszenia, dobrać menu itd.